Organização na secretária

Quando chega a hora de trabalhar há vários aspectos que considero muito importantes. Trabalhar num espaço com luz natural, ter uma cadeira confortável, ou simplesmente ter acesso a café (não me digam que sou a única a pensar no café, por favor!), são alguns dos pontos que valorizo num espaço de escritório. No entanto, acredito que um dos factores mais impactantes na produtividade e criatividade é a organização da nossa secretária. Uma secretária arrumada simplifica tarefas e poupa-nos tempo. A pensar nisso, deixo-vos três dicas para conseguirem ter sempre a vossa secretária organizada e arrumada.

1 – Seleccionar objectos que devem estar na secretária

Já vos confessei que sou completamente apaixonada por material de papelaria e escritório. Cadernos, canetas, lápis, planners, calendários e blocos de listas (as listas que também vos falei aqui) são alguns objectos aos quais eu dificilmente resisto. Assim, ficam a saber que também tenho alguma dificuldade em seleccionar os objectos que devem na secretária. São todos tão bonitos que, numa primeira análise, todos merecem ter um lugar de destaque, não é? Sejamos honestos, a maioria de nós sabe que mais de 90% do nosso trabalho é feito digitalmente. Dito isto, os objectos que devem estar na secretária são exactamente aqueles que necessitamos de utilizar ou consultar durante o trabalho que desenvolvemos. 

2 – Organizar as gavetas e prateleiras de apoio à secretária

Depois de procurarem simplificar a vossa secretária é muito provável que sintam que têm muitos objectos que precisam de encontrar um novo lugar. Não usamos o agravador ou o furador todos os dias, por isso estes objectos não necessitam estar em cima da nossa secretária a criar ruído. No entanto, mais cedo ou mais tarde vamos precisar deles e claro, não vamos querer perder muito tempo a encontrá-los. É para objectos assim que devemos utilizar as gavetas e as prateleiras de apoio à nossa secretária. Recorrendo a caixas e a organizadores de gavetas vamos conseguir dar ordem a todos os objectos de escritório e papelaria que nos apoiam na construção do nosso trabalho.

3 – Criar uma rotina para organizar os papéis

Vivemos numa era essencialmente digital mas, a verdade é que todos continuamos a receber algum papel: cartas, cartões, talões, faturas, etc. Alguns desses papéis são apenas para arquivar, outros estabelecem prazos de pagamento, e há ainda outros que servem de alerta para compromissos que devemos apontar na nossa agenda. Para que os todos esses documentos não tomem conta da secretária e do escritório, o meu conselho é muito simples: formem uma pilha com esses papéis. Encontrem um lugar (apenas um) onde coloquem todos os papéis que vão recebendo e estabeleçam um periodicidade (por exemplo uma vez por semana) para colocarem em ordem todos os assuntos que esses documentos representam. Saber onde estão todos os documentos vai tornar a tarefa muito mais simples e quando despacharem todos os assuntos a sensação de produtividade vai ser muito gratificante.

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